Salam pembaca yang budiman, semoga sihat dan ceria selalu walaupun terpaksa menjalankan mesyuarat seharian di pejabat.

Pernahkah anda berhadapan dengan pengurusan yang bermesyuarat sehingga dua hari setengah?

Tidak pernah?

Saya pernah dan ia adalah satu kebenaran kerana kejadian tersebut berlaku pada bulan ini juga, dan minggu ini! Sesuatu yang tidak pernah berlaku di tempat lain tetapi berlaku di tempat sendiri.

Kedengaran agak dongeng dan ngeri bukan?

Mesyuarat yang kurang efektif menyebabkan produktiviti menurun. Selain mengambil masa yang lama, kakitangan menjadi bosan dan trauma dengan mesyuarat yang tidak tersusun dan tidak berpenghujung.

Untuk mengadakan satu mesyuarat yang lebih efektif, berikut adalah 5 tip yang baik untuk diikuti untuk apa jua mesyuarat. 

1. Minta Item Agenda 

Sebagai menghormati rakan-rakan anda, e-mel kepada kumpulan yang akan menghadiri mesyuarat itu garis panduan untuk menetapkan agenda. Katakan kepada mereka bahawa jika ada yang ingin menambah item, mereka harus memberitahu anda. Letakkan item ini dalam agenda, dan membenarkan orang yang membuat cadangan untuk memimpin bahagian tersebut semasa dalam mesyuarat. 

2. Jadikan mesyuarat sependek yang boleh

Kebanyakan penyelidikan yang popular mencadangkan bahawa mesyuarat tidak boleh berjalan lebih lama daripada 60 minit. Oleh adalah bagus untuk mengumumkan tempoh mesyuarat yang lebih pendek iaitu selama 45 minit bagi mesyuarat yang dijadualkan selama 60 minit. 

3. Bersedia dengan Jadual Agenda

Adalah sangat penting untuk membekalkan peserta dengan agenda yang komprehensif, tetapi tidak semestiya perlu menelusuri setiap item yang tersenarai. Dahulukan perkara yang paling penting yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Pada masa yang sama, anda juga perlu bersikap terbuka dan bersiap sedia sekiranya ada perkara dalam senarai yang perlu di bawa ke mesyuarat akan datang.

4. Tunjukkan perspektif penting pada mesyuarat 

Tindakan anda harus menunjukkan kepada para peserta bahawa mesyuarat ini adalah penting. Pastikan mereka tahu yang anda tahu apa yang mereka alami untuk menghadiri mesyuarat tersebut dan bahawasanya anda akan menjadikan ia satu mesyuarat yang singkat supaya mereka boleh kembali kepada tugasan mereka secepat mungkin. 

5. Buat sendiri kerja yang paling remeh-mengambil nota.

Menjalankan mesyuarat dan pada masa yang sama membuat catatan boleh menjadi satu perkara yang agak mencabar bagi seseorang, namun tugasan ini sepatutnya tidak diberikan kepada orang lain.  Anda perlu bekerja lebih keras daripada orang lain ketika anda salah seorang yang menjalankan mesyuarat. Jika anda memimpin dengan contoh yang begini, yang lain akan mengikut dan memberikan semua perhatian untuk anda dan juga mesyuarat tersebut.

Sekian dahulu daripada saya,

Banyak nota mesyuarat yang perlu disemak ni...sehingga berjumpa lagi!

Salam sihat cantik,

Maisarah